biznesowi
0
Jesteś zalogowany jako: Adam Kowalski
Wróć

Przed gongiem – jak obie strony powinny przygotować się do negocjowania umowy najmu powierzchni biurowej?

27.02.2018

Wynajem biura to dla większości firm strategiczna decyzja. Co więcej, ma ona równie ważne znaczenie dla firm stawiających pierwsze kroki czy dla start-up’ów jak i dużych organizacji, które prosperują na rynku od lat. Wielu ekspertów decyzję o wyborze powierzchni biurowej porównuje z decyzjami o zatrudnieniu nowych pracowników. Najważniejsze jest zrozumienie konkretnych potrzeb, które nowe biuro powinno spełniać, jak również powinno przekładać się na rozwój biznesu i budowanie długofalowej wartości firmy

Zakładając, że jesteśmy w sytuacji, kiedy dokładnie zostały określone potrzeby przyszłego najemcy co do wielkości powierzchni, funkcji jaką ma spełniać, jej standardu oraz standardu technicznego samego budynku i jego lokalizacji – jednym słowem, jeśli podjęta została konkretna decyzja o tej, a nie innej powierzchni biurowej i ustalone zostały główne warunki najmu (Head of Terms), kolejnym krokiem jest powołanie zespołu negocjatorów. Trzon zespołu powinien składać się z doradcy nieruchomościowego, doradcy do spraw technicznych, prawnika oraz osoby koordynującej projekt. Mówimy tutaj o osobie pełniącej rolę lidera, który najczęściej pochodzi z wewnętrznych struktur najemcy. Oczywiście, na różnych etapach negocjacji kontraktu może pojawić się potrzeba zaangażowania dodatkowych osób. Wtedy w konsultację decyzji włączane zostają najczęściej osoby odpowiedzialne za poszczególne obszary, takie jak podatki, kwestie ubezpieczeniowe, rozwój biznesu czy osoby zarządzające wymianą danych i bezpieczeństwem struktur IT.

Kluczowe przy włączaniu dodatkowych osób w proces negocjacji umowy jest wcześniejsze zapoznanie ich ze szkicem umowy, a także oczekiwaniami jakie zostały postawione przed realizacją projektu i faktycznymi możliwościami. W niektórych wypadkach jednym z elementów strategii negocjacyjnych jest bezpośrednie włączanie w/w osób w spotkania zespołu. Plusem takiego podejścia jest skrócenie czasu na konsultacje i akceptację niektórych rozwiązań.

Przed przystąpieniem do negocjacji nie można zapominać o doprecyzowaniu kompetencji lidera. Konkretne określenie ram jego decyzyjności w wielu sytuacjach pozwoli na skuteczniejsze i szybsze negocjowanie. To szczególnie istotne w projektach, które realizowane są pod presją czasu. Z naszego doświadczenia wynika, że z roku na rok odsetek tego typu transakcji powiększa się.

Kolejnym ważnym klockiem w biurowej układance jest wypracowanie i zaakceptowanie optymalnego harmonogramu. Ważne, żeby w tym aspekcie każda ze stron bardzo rzetelnie określiła rytm swojej pracy, a co za tym idzie, możliwości podejmowania decyzji i czas, który jest do tego procesu potrzebny. Staramy się uwrażliwiać naszych klientów i partnerów, że w wielu sytuacjach kluczowy okazuje się czas, jaki potrzebny jest na akceptację wypracowanych w drodze negocjacji rozwiązań. Ma to szczególne znaczenie w przypadku klientów funkcjonujących w kulturze korporacyjnej ze scentralizowanym działem Real Estate albo właścicieli, jakimi są fundusze inwestycyjne. Te drugie najczęściej procedują bieżące sprawy i podejmują decyzje na co dwutygodniowych komitetach. Najgorszymi harmonogramami są te, które nie mają pokrycia w rzeczywistości. Nie sprzyjają one dobremu i sprawnie zarządzanemu procesowi negocjacyjnemu. Harmonogram powinien jasno określać również kamienie milowe negocjacji, których zdobycie pozwala zamknąć dany etap i przejść do następnego.

Żadne negocjacje nie mogą się odbywać bez szczegółowego zapoznania się z projektem umowy. Zazwyczaj, przygotowanie takiego dokumentu stoi po stronie właścicieli budynku lub reprezentującego ich agenta. Dobrze przygotowany dokument ma na celu identyfikację punktów krytycznych i punktów, które należy dodać albo omówić raz jeszcze. Ważne jest, aby wypracowane wspólnie zapisy w umowie odpowiednio zabezpieczały interesy obu stron. W praktyce, negocjacje to w gruncie rzeczy sztuka kompromisu. Dlatego tak ważne jest zdefiniowanie punktów krytycznych, które uniemożliwią podpisanie umowy najmu, tzw. ‘deal breakerów’ oraz umiejętność odróżnienia tego, jakie kwestie zagrażają podpisaniu umowy, a które w pierwszej chwili na nie wyglądają, a w rzeczywistości nimi nie są.

W samym procesie pertraktacji bardzo ważna jest również kultura negocjacji. Niezależnie, czy decydujemy się na prace w mocno formalnym stylu, czy dajemy sobie większy margines na prowadzenie nieformalnych rozmów, należy stawiać na argumenty. I najlepiej niech będzie to siła argumentów jednej i drugiej strony, niż posiłkowanie się argumentami siły.

Warto również pamiętać, że dobra organizacja pełnego procesu i przeprowadzenie go zgodnie z planem eliminuje wszelkie niestandardowe oczekiwania, które mogą pojawić się po obu stronach, a które w praktyce mogą znacznie spowolnić całe negocjacje. Takie podejście zakłada wylistowanie wszelkich niestandardowych oczekiwań już na etapie uzyskiwania ofert. Rolą profesjonalnego doradcy na tym etapie powinno być możliwie dokładne poznanie specyfiki prowadzonego biznesu, ale także założeń dotyczących rozwoju organizacji w oparciu o narzędzie, jakim jest biuro. Pozwala to doradcy przewidzieć opcje, z jakich przyszły najemca będzie mógł skorzystać, a z jakich niekoniecznie.

Małgorzata Fibakiewicz, dyrektor, Dział Wynajmu Powierzchni Biurowych, BNP Paribas Real Estate Poland


Komentarze (0) Komentujesz jako - [zmień]

aby dodać komentarz, wpisz swój adres e-mail

WPROWADŹ SWOJE DANE, ABY DODAĆ KOMENTARZ

lub

Brak komentarzy. Twój może być pierwszy.

Zobacz wcześniejsze komentarze

Wróć